¿Qué hace un coordinador de vuelo? Lo que pasa alrededor de un avión antes de que despegue

Hace más de diez años escribí esta entrada porque me lo preguntaba tanta gente que decidí explicarlo bien de una vez. Ahora la he vuelto a leer, la he ordenado un poco y le he quitado lo que ya no es cierto. Sigue siendo la pregunta que más me hacen: ¿y qué hace exactamente un coordinador de vuelo?

Yo lo he vivido desde los dos lados: primero como coordinador y ahora como piloto. Y desde los dos se ve lo mismo: que el avión que despega en hora es el resultado de mucha gente haciendo bien su parte en muy pocos minutos.

Vayamos al lío.

Coordinar es que todo el mundo llegue a su hora al mismo avión

Un coordinador de vuelo, como su propio nombre indica, coordina los vuelos que le son asignados: gestiona que todos los recursos que deben asistir al avión lo hagan de forma organizada, puntual o con el menor retraso posible.

Dicho así, la figura puede parecer absurda, porque si todo ocurriese de forma organizada y sin problemas no haría falta nadie. Pero eso es casi imposible, al menos en un aeropuerto grande como el que yo conocí.

¿Y quién asiste al avión?

Desde que un avión para hasta que se marcha de nuevo, de calzos a calzos, los equipos de tierra se organizan a su alrededor:

• Rampa. Gestiona a pie de avión los calzos, los conos, el grupo electrógeno y toda la maquinaria de carga y descarga de las bodegas. Lo que suele fallar: llegan tarde, les faltan materiales o algo no funciona.
• Combustible. Repostar es fundamental y se puede hacer con un camión cisterna enorme o bombeando desde unas tomas en el suelo. Los retrasos suelen venir de que llegan tarde o de que no se les ha dado a tiempo la cantidad que deben cargar. El repostaje en sí suele ser rápido.
• Limpieza. Desde limpiar la cabina hasta cambiar los depósitos de agua potable y residual. Raramente llegan tarde a limpiar, pero el cambio de aguas puede dar retrasos si se pide tarde.
• Asistencia a personas de movilidad reducida (PMR). Es un servicio esencial y, cuando falla un eslabón, el retraso se nota enseguida: yo mismo he sufrido en vuelos esperas de más de 45 minutos hasta que llegaba la asistencia. Los operarios, muchas veces, hacen todo lo que pueden.
• Tripulación. Ni más ni menos importante que cualquier otro. El coordinador está en contacto constante con ellos. Es raro que lleguen tarde, salvo que vengan de otro vuelo.
• Agentes de pasaje. Embarcan a los pasajeros, dan las voces de llamada, informan del retraso y son quienes más enfrentamientos padecen con el pasajero. Nos dan la información del vuelo (pasajeros, distribución…) y el coordinador está casi en comunicación constante con ellos. A veces los datos no coinciden o hay que buscar a pasajeros que se han colado.
• Mantenimiento. Los mecánicos deciden si un avión vuela o no, y cuando tienen que arreglar algo todo depende de ellos y suele ser garantía de retraso indefinido.
• Cátering. Parece poco importante hasta que imaginas un vuelo de 10 horas sin agua ni comida. Según el tipo de vuelo se les espera o no.
• Pasarelas. En los puestos unidos a la terminal, una pasarela telescópica se une al avión. A veces llegan tarde o algo falla al moverla.
• Protocolo. De los más eficientes: ahora los ves, ahora no los ves. Trasladan a los VIP, que suelen entrar los últimos y salir los primeros para preservar su intimidad. Es poco habitual, pero a veces el propio VIP genera un retraso.
• Fuerzas y cuerpos de seguridad. La policía traslada a pasajeros inadmitidos y la guardia civil puede hacer controles añadidos. Y como todos, a veces se equivocan, como aquella vez que la policía me embarcó a un inadmitido que iba a Dublín en un vuelo a Marrakech… menos mal que el propio pasajero nos avisó y le sacamos a tiempo.

Hay otros servicios que pasan más desapercibidos, y no por eso son menos importantes. Organizarlos todos es una tarea de locos, sobre todo cuando varios fallan a la vez. No es raro ver a los coordinadores corriendo de un lado a otro.

El minuto lo cambia todo

Aprendes el valor de un minuto: 60 segundos en los que te da tiempo a hacer muchas cosas o muy pocas. Para un coordinador el tiempo es casi una obsesión, e identificar qué retrasa un vuelo y cuánto no siempre es sencillo.

Para los retrasos se usa una tabla de códigos, de aproximadamente 1 a 100, que cada compañía adapta a su manera para concretar más el motivo. Por eso es fundamental tomar bien los tiempos, para asignar con precisión el motivo y los minutos exactos.

Y por eso mismo es tan importante no ocultar los retrasos. Si no se reporta el retraso real, los motivos reales no se solucionan, y eso no ayuda ni al servicio al avión ni a la puntualidad. De esto hablé con más calma en Historias de aeropuerto: Asignando los retrasos.

Documentación y puesta en marcha

Más allá de que todos los servicios funcionen en hora, el coordinador gestiona buena parte de la documentación del vuelo (el procedimiento varía según la compañía). Entrega al comandante el plan de vuelo, la meteorología, la hoja de carga (que a veces crea el propio coordinador sobre la marcha), la lista de pasajeros y la instrucción de carga, y buena parte debe volver firmada para archivarla. No es poca documentación para un solo vuelo.

La puesta en marcha la suele hacer el coordinador, conectado por cascos con la cabina; en otras compañías la hace el mecánico. No es complicado, y hacerla sin cascos y en visual tiene un encanto especial.

Frío, calor, viento, lluvia, nieve…

Haga lo que haga, el coordinador tiene que trabajar. Eso significa papeles que vuelan, papeles que se empapan y un coordinador que acaba como acaba. Con ciertas condiciones meteorológicas todo se complica mucho. Pero se sigue trabajando.

Turnos y libranzas

Turnos. Trabajar dos horas de madrugada, volver a casa a dormir un rato y después ir a otro trabajo de dos horas y media… No voy a meterme en el pluriempleo, pero el trabajo a turnos, y más si cambian, puede ser agotador y pasa factura al rendimiento, al carácter y al cuerpo.

Libranzas y vacaciones. Cuando yo lo era, dependía mucho de la empresa: en una libraba un día a la semana y en otra tres por cada seis trabajados. Las vacaciones eran un caos y vivías casi atado al aeropuerto.

Y si después de esto quieres ser coordinador…

Enhorabuena: tienes ese punto de locura que hace falta. Mi consejo sigue siendo el mismo: busca las empresas de handling del aeropuerto que tengas más cerca y pregúntales directamente si están contratando y en qué condiciones.

Buenos vuelos, y mejores coordinaciones.